Préambule
Le présent règlement est établi conformément aux dispositions des articles L 6352-3 et L 6352-4 et R 6352-1 à R 6352-15 du Code du travail.
Article 1 — Objet et champ d'application du règlement
Le présent règlement s'applique à toutes les personnes participantes à une action de formation organisée par SOCIAL WAY COMMUNICATION. Un exemplaire est remis à chaque stagiaire. Le règlement définit les règles d'hygiène et de sécurité, les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que la nature et l'échelle des sanctions pouvant être prises vis-à-vis des stagiaires qui y contreviennent et les garanties procédurales applicables lorsqu'une sanction est envisagée. Toute personne doit respecter les termes du présent règlement durant toute la durée de la formation.
Hygiène et sécurité
Article 2 — Principes généraux
La prévention des risques d'accidents et de maladies est impérative et exige de chacun le respect :
- Des prescriptions applicables en matière d'hygiène et de sécurité sur les lieux de formation ;
- De toute consigne imposée soit par la direction de l'organisme de formation soit par le constructeur ou le formateur s'agissant notamment de l'usage des matériels mis à disposition.
Chaque stagiaire doit ainsi veiller à sa sécurité personnelle et à celle des autres en respectant, en fonction de sa formation, les consignes générales et particulières en matière d'hygiène et de sécurité. S'il constate un dysfonctionnement du système de sécurité, il en avertit immédiatement la direction de l'organisme de formation. Le non-respect de ces consignes expose la personne à des sanctions disciplinaires.
Article 3 — Consignes d'incendie
Les consignes d'incendie et notamment un plan de localisation des extincteurs et des issues de secours sont affichés dans les locaux de l'organisme de formation. Le stagiaire doit en prendre connaissance. En cas d'alerte, le stagiaire doit cesser toute activité de formation et suivre dans le calme les instructions du représentant habilité de l'organisme de formation ou des services de secours. Tout stagiaire témoin d'un début d'incendie doit immédiatement appeler les secours en composant le 18 à partir d'un téléphone fixe ou le 112 à partir d'un téléphone portable et alerter un représentant de l'organisme de formation.
Article 4 — Boissons alcoolisées et drogues
L'introduction ou la consommation de drogue ou de boissons alcoolisées dans les locaux est formellement interdite. Il est interdit aux stagiaires de pénétrer ou de séjourner en état d'ivresse ou sous l'emprise de drogue dans l'organisme de formation.
Article 5 — Interdiction de fumer
Il est formellement interdit de fumer dans les salles de formation et plus généralement dans l'enceinte de l'organisme de formation.
Article 6 — Accident
Le stagiaire victime d'un accident — survenu pendant la formation ou pendant le temps de trajet entre le lieu de formation et son domicile ou son lieu de travail — ou le témoin de cet accident avertit immédiatement la direction de l'organisme de formation. Le responsable de l'organisme de formation entreprend les démarches appropriées en matière de soins et réalise la déclaration auprès de la caisse de Sécurité sociale compétente.
Discipline générale
Article 7 — Assiduité du stagiaire en formation
Article 7.1 — Horaires de formation
Les stagiaires doivent se conformer aux horaires fixés et communiqués au préalable par l'organisme de formation. Le non-respect de ces horaires peut entraîner des sanctions. Sauf circonstances exceptionnelles, les stagiaires ne peuvent s'absenter pendant les heures de stage.
Article 7.2 — Absences, retards ou départs anticipés
En cas d'absence, de retard ou de départ avant l'horaire prévu, les stagiaires doivent avertir l'organisme de formation et s'en justifier. L'organisme de formation informe immédiatement le financeur (employeur, administration, OPCO, Région, France Travail…) de cet événement.
Tout événement non justifié par des circonstances particulières constitue une faute passible de sanctions disciplinaires. De plus, conformément à l'article R 6341-45 du Code du travail, le stagiaire — dont la rémunération est prise en charge par les pouvoirs publics — s'expose à une retenue sur sa rémunération de stage proportionnelle à la durée de l'absence.
Article 7.3 — Formalisme attaché au suivi de la formation
Le stagiaire est tenu de renseigner la feuille d'émargement au fur et à mesure du déroulement de l'action. À l'issue de l'action de formation, il se voit remettre une attestation de fin de formation et une attestation de présence au stage à transmettre, selon le cas, à son employeur, administration ou à l'organisme qui finance l'action. Le stagiaire remet, dans les meilleurs délais, à l'organisme de formation les documents qu'il doit renseigner en tant que prestataire (demande de rémunération ou de prise en charge des frais liés à la formation, attestations d'inscription ou d'entrée en stage…).
Article 8 — Accès aux locaux de formation
Sauf autorisation expresse de la direction de l'organisme de formation, le stagiaire ne peut :
- Entrer ou demeurer dans les locaux de formation à d'autres fins que la formation ;
- Y introduire, faire introduire ou faciliter l'introduction de personnes étrangères à l'organisme ;
- Procéder, dans ces derniers, à la vente de biens ou de services.
Article 9 — Tenue
Le stagiaire est invité à se présenter à l'organisme en tenue vestimentaire correcte.
Article 10 — Comportement
Il est demandé à tout stagiaire d'avoir un comportement garantissant le respect des règles élémentaires de savoir-vivre, de savoir-être en collectivité et le bon déroulement des formations.
Article 11 — Utilisation du matériel
Sauf autorisation particulière de la direction de l'organisme de formation, l'usage du matériel de formation se fait sur les lieux de formation et est exclusivement réservé à l'activité de formation. L'utilisation du matériel à des fins personnelles est interdite. Le stagiaire est tenu de conserver en bon état le matériel qui lui est confié pour la formation. Il doit en faire un usage conforme à son objet et selon les règles délivrées par le formateur. Le stagiaire signale immédiatement au formateur toute anomalie du matériel.
Mesures disciplinaires
Article 12 — Sanctions disciplinaires
Tout manquement du stagiaire à l'une des prescriptions du présent règlement intérieur pourra faire l'objet d'une sanction prononcée par le responsable de l'organisme de formation ou son représentant. Tout agissement considéré comme fautif pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l'objet de l'une ou l'autre des sanctions suivantes :
- Rappel à l'ordre ;
- Avertissement écrit par le directeur de l'organisme de formation ou par son représentant ;
- Blâme ;
- Exclusion temporaire de la formation ;
- Exclusion définitive de la formation.
Le responsable de l'organisme de formation ou son représentant informe de la sanction prise :
- L'employeur du salarié stagiaire ou l'administration de l'agent stagiaire, si la commande de la formation émane de l'un d'eux ;
- Et/ou le financeur du stage.
Article 13 — Garanties disciplinaires
Article 13.1 — Information du stagiaire
Aucune sanction ne peut être infligée au stagiaire sans que celui-ci ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui. Toutefois, lorsqu'un agissement, considéré comme fautif, a rendu indispensable une mesure conservatoire d'exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive relative à cet agissement ne peut être prise sans que le stagiaire n'ait été au préalable informé des griefs retenus contre lui et éventuellement, que la procédure ci-après décrite ait été respectée.
Article 13.2 — Convocation pour un entretien
Lorsque le directeur de l'organisme de formation ou son représentant envisage de prendre une sanction, il est procédé de la manière suivante :
- Il convoque le stagiaire — par lettre recommandée avec demande d'accusé de réception ou remise à l'intéressé contre décharge — en lui indiquant l'objet de la convocation ;
- La convocation indique également la date, l'heure et le lieu de l'entretien ainsi que la possibilité de se faire assister par une personne de son choix, stagiaire ou salarié de l'organisme de formation.
Article 13.3 — Assistance possible pendant l'entretien
Au cours de l'entretien, le stagiaire peut se faire assister par une personne de son choix, stagiaire ou salarié de l'organisme. Le directeur ou son représentant indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du stagiaire.
Article 13.4 — Prononcé de la sanction
La sanction ne peut intervenir moins d'un jour franc ni plus de quinze jours après l'entretien. La sanction fait l'objet d'une notification écrite et motivée au stagiaire sous forme d'une lettre recommandée ou remise contre décharge.
Accessibilité et handicap
Article 14 — Accueil des personnes en situation de handicap
Conformément aux obligations légales et au référentiel national qualité Qualiopi (indicateur 26), SOCIAL WAY COMMUNICATION s'engage à favoriser l'accès de ses formations à toute personne en situation de handicap.
Article 14.1 — Référent handicap
M. Sylvain Gillet, en sa qualité de dirigeant et formateur unique de l'organisme, assure la fonction de référent handicap. Il est l'interlocuteur privilégié des stagiaires en situation de handicap et peut être contacté à l'adresse : contact@sowaycom.com ou par téléphone au +33 4 90 32 59 56.
Article 14.2 — Adaptation des modalités pédagogiques
Tout stagiaire en situation de handicap est invité à signaler sa situation le plus en amont possible afin de permettre l'adaptation des conditions d'accueil, des supports pédagogiques et des modalités d'évaluation. Les aménagements possibles incluent notamment :
- Adaptation des supports de formation (taille de police, contrastes, formats numériques accessibles) ;
- Aménagement des horaires et du rythme de formation ;
- Mise à disposition d'équipements spécifiques ;
- Orientation vers des organismes spécialisés (Agefiph, MDPH, Cap Emploi, associations locales).
Article 14.3 — Accessibilité des locaux
Lorsque la formation se déroule dans des locaux externes, l'organisme s'assure de l'accessibilité des lieux auprès de l'entreprise d'accueil. En cas d'impossibilité d'accès, des solutions alternatives sont recherchées (formation à distance, changement de lieu).
Formation à distance
Article 15 — Dispositions spécifiques à la formation à distance
Lorsque la formation est dispensée en tout ou partie à distance (classes virtuelles, e-learning, visioconférence), les dispositions suivantes s'appliquent en complément du présent règlement.
Article 15.1 — Prérequis techniques
Le stagiaire doit disposer d'un équipement informatique adapté (ordinateur avec webcam et micro, connexion internet stable) et d'un environnement calme et propice à l'apprentissage. L'organisme de formation communique les prérequis techniques en amont de la formation.
Article 15.2 — Assiduité et participation
Le stagiaire s'engage à se connecter aux horaires prévus et à participer activement aux activités proposées (visioconférence, travaux individuels ou collaboratifs, évaluations en ligne). La caméra doit être activée pendant les sessions synchrones, sauf impossibilité technique signalée au formateur.
Article 15.3 — Émargement à distance
L'émargement est réalisé par voie électronique selon les modalités communiquées par l'organisme de formation (signature électronique, validation de connexion, rapport de connexion). Le stagiaire s'engage à émarger selon les procédures indiquées.
Article 15.4 — Propriété intellectuelle et enregistrements
Il est strictement interdit d'enregistrer, de capturer ou de diffuser les sessions de formation à distance (audio, vidéo, captures d'écran) sans l'autorisation expresse du formateur. Les supports et contenus mis à disposition restent la propriété intellectuelle de SOCIAL WAY COMMUNICATION.
Article 15.5 — Inactivité prolongée sur la plateforme LearningLab
La plateforme e-learning LearningLab Sowaycom (learninglab.sowaycom.com) donne accès aux contenus pédagogiques des formations souscrites pour la durée fixée au contrat. Afin de garantir la sécurité des données et la qualité du service, en cas d'inactivité de plus de 6 mois consécutifs sur la plateforme (aucune connexion enregistrée), Sowaycom se réserve le droit de retirer les accès et de fermer le compte du stagiaire concerné. Un courrier électronique d'avertissement est adressé au stagiaire au moins 15 jours avant la clôture effective du compte, à l'adresse renseignée lors de l'inscription. À tout moment avant la fermeture, le stagiaire peut réactiver son compte en se connectant ou en sollicitant l'organisme à contact@sowaycom.com. Après fermeture, les données personnelles sont conservées conformément à l'article 17.2 du présent règlement.
Réclamations
Article 16 — Procédure de réclamation
Conformément au référentiel national qualité Qualiopi (indicateur 31), SOCIAL WAY COMMUNICATION met en place un dispositif de recueil et de traitement des réclamations, des difficultés et des aléas rencontrés par les stagiaires.
Article 16.1 — Modalités de dépôt d'une réclamation
Tout stagiaire, financeur ou commanditaire peut formuler une réclamation :
- Par courrier électronique à l'adresse : contact@sowaycom.com ;
- Par courrier postal à l'adresse : Sowaycom SAS, 26 rue Henry le Châtelier, 84000 Avignon ;
- Par téléphone au +33 4 90 32 59 56 ;
- Directement auprès du formateur lors d'une session de formation.
Article 16.2 — Traitement de la réclamation
Toute réclamation fait l'objet d'un accusé de réception dans un délai de 48 heures ouvrées. L'organisme s'engage à analyser la réclamation et à apporter une réponse motivée dans un délai maximum de 15 jours ouvrés. En cas de réclamation nécessitant une investigation approfondie, le stagiaire est informé du délai supplémentaire nécessaire.
Article 16.3 — Suivi et amélioration continue
Les réclamations sont enregistrées dans un registre dédié et font l'objet d'une analyse régulière dans le cadre de la démarche d'amélioration continue de l'organisme. Les actions correctives mises en œuvre sont documentées et communiquées aux parties prenantes concernées.
Article 16.4 — Médiation
En cas de litige persistant après traitement interne de la réclamation, le stagiaire peut faire appel à un médiateur de la consommation conformément aux articles L 611-1 et suivants du Code de la consommation.
Protection des données personnelles
Article 17 — Données personnelles et RGPD
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, SOCIAL WAY COMMUNICATION s'engage à protéger les données personnelles collectées dans le cadre de ses activités de formation.
Article 17.1 — Données collectées
Les données personnelles collectées sont strictement nécessaires à l'organisation et au suivi des formations : identité, coordonnées professionnelles, parcours de formation, résultats d'évaluation, et le cas échéant, informations relatives à un handicap (avec le consentement exprès du stagiaire).
Article 17.2 — Finalité et durée de conservation
Les données sont utilisées exclusivement pour la gestion administrative, pédagogique et qualité des formations. Elles sont conservées pendant une durée maximale de 5 ans après la fin de la formation, conformément aux obligations légales et réglementaires.
Article 17.3 — Droits des stagiaires
Chaque stagiaire dispose d'un droit d'accès, de rectification, de suppression et de portabilité de ses données personnelles. Pour exercer ces droits, le stagiaire peut adresser sa demande à : contact@sowaycom.com. En cas de différend, le stagiaire peut saisir la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés — cnil.fr).
Fait à Avignon, le 1er janvier 2026.
Pour SOCIAL WAY COMMUNICATION,
M. Sylvain Gillet, Président.